Номенклатура
Данный справочник расположен в разделе «Регистратура», предназначен для учета номенклатуры материалов и услуг организации.
Форма списка содержит в нижней части панель информации, в которой видны сопутствующие текущей позиции услуги и товары, остатки на складах (в единице хранения остатков). Пользователь может скрыть эту панель одноименной кнопкой в верхней части формы.
Пример карточки номенклатуры (Рисунок 24):
Рисунок 24 – Справочник. Номенклатура.
Для изменения текущих позиций в справочнике необходимо выделить текущую позицию и нажать F2 (либо двойной щелчок левой клавиши мыши). Откроется диалоговое окно, в котором можно вносить изменения.
Для внесения новых элементов необходимо нажать Клавишу Insert, либо «Действия» – «Добавить», либо иконку на панели.
При внесении данных в первую очередь заполняются реквизиты:
· Группа номенклатуры – указывается группа справочника;
· Наименование – название номенклатуры, с которым будут оперировать пользователи в процессе работы.
· Артикул – буквенное или цифровое обозначение товара, для облегчения его поиска и идентификации.
· Полное наименование – полное название номенклатуры.
· Категории выработки – категория, к которой относится данная номенклатура. Категория выработки используется для расчета заработной платы сотрудников, а также является аналитическим разрезом в отчетах по продажам.
· Вид номенклатуры – указывается вид (услуга, набор услуг и материалов или товар)
Реквизиты вкладки «Единицы измерения»:
· Базовая единица – из соответствующего справочника указывается единица измерения, на основании которой будет производиться пересчет количества из одной единицы измерения в другую по коэффициенту. Рекомендуется в качестве этой единицы выбирать единицу измерения с наименьшей величиной. (Если речь идёт об объеме – выбирать миллилитры, если о весе – граммы, и т.д.)
· Единица остатков – выбирается единица измерения остатков, т.е. та единица, в которой будет храниться остаток материала в информационной базе. При записи нового материала программа сама создает единицу остатков, совпадающей с базовой единицей измерения. Почти всегда это наиболее правильно: в качестве единицы измерения остатков используется минимальная используемая либо минимальная кратная единица для такого материала (штука, мл, грамм), а в случае применения и других – в список единиц добавляются остальные (пачки, флаконы, упаковки) – с соответствующим коэффициентом пересчета. Общее количество единиц измерения для номенклатуры не ограничено.
· Единица товаров не обязательна и служит для того, чтобы использоваться в качестве единицы по умолчанию при выборе номенклатуры в документах поступления товаров и оказания услуг на закладке "Товары".
Далее, в табличной части, для каждой позиции из справочника номенклатуры можно указать произвольное количество единиц измерения. При этом нужно указать коэффициент пересчета между конкретной единицей измерения и базовой единицей измерения номенклатуры.
Для материала на закладке «Минимальные остатки» можно заполнить данные для контроля наличия на складах минимального размера остатка номенклатуры: указывается минимально допустимое количество номенклатуры и склад. В случае если количество товара на складе опустится ниже допустимого значения, пользователь получит об этом напоминание.
Для услуги на вкладке «Нормы расхода материалов» можно указать материалы, которые будут использоваться при оказании услуги. Необходимо ввести наименование материала, количество и единицу измерения. Если для материала ведется учет по характеристикам, то можно конкретизировать норму расхода и до характеристики, либо не указывать, что всё равно потребует её заполнения, но уже в документе «Оказание услуг», где эти нормы применяются и где требуется точное указание списываемого материала. Признак «Входит в стоимость» позволит прибавить к стоимости оказанной услуги стоимость использованных материалов.
Для услуги на закладке «Оборудование» можно указать дополнительно занимаемые ею кабинеты и оборудование. Это уместно, если доп. кабинет/оборудование - это нечто с отслеживаемой занятостью в Журнале записи. Эта настройка не связана с полем "Кабинет" в Заявке и служит для того, что не указывается в этом поле.
Указать можно: 1). Конкретный экземпляр оборудования/кабинета; 2). Модель (вид).
Пример: в филиале только один УЗИ-аппарат. Указав его как оборудование во всех услугах УЗИ получим, что две услуги любого УЗИ нельзя будет поставить в Журнале записи на одно время. А если для этого оборудования включено отображение в Журнале записи, то и видеть его занятость.
Иными словами, указав в Услуге конкретный экземпляр оборудования, мы говорим программе, что оно будет занято в Заявке, хотя в самой Заявке оборудование не упоминается.
Если указать вид кабинета/оборудования, то в Заявке появится возможность указания конкретный экземпляр этого вида - он будет занят этой Заявкой в Журнале записи.
При выборе вида номенклатуры – «Услуга», также указывается продолжительность времени, требуемого для оказания услуги.
Признаки «Планируется без сотрудника», «Планируется без кабинета/оборудования» устанавливаются, если во время выполнения (а значит, и для планирования) работы участие сотрудника (и/или кабинета) не требуется. Значит, в документе Заявка строка с такой услугой не будет занимать в журнале записи время сотрудника (и/или кабинета) и на это время можно записать другого. Например, ожидание клиента между этапами процедуры – может проходить в кабинете, но без участия сотрудника. И может проходить за пределами кабинета, позволяя в этом кабинете принять кого-то ещё в это время.
Признак «Только для планирования» используется в том случае, если услуга не может оказываться клиенту, а лишь служит для подготовки оборудования, персонала и т.д. перед оказанием другой услуги. При этом она не попадёт в документ «Оказание услуг», но указывается в Заявке и занимает место в «Журнале Записи».
Пример: есть услуга прайса «Обследование офтальмолога». Она предполагает этапы: опрос, закапывание и, после паузы, - обследование. Тогда в заявке может быть 3 услуги. Первая – из прайса, вторая – услуга ожидания с флагами «Только для планирования», «Планируется без сотрудника (и кабинета, если нужно)», третья – только с «Только для планирования». В итоге: в журнале записи отобразятся первая и третья, а в документ продажи попадёт только первая. Между первой и третьей можно будет записать кого-то ещё.
Если поставить отметку «Вести учет по характеристикам», то появится новая вкладка – «Характеристики». На этой вкладке имеется возможность составить набор характеристик для номенклатуры и указать их значение. Графа доступна только если в учетной политике включена возможность использования характеристик номенклатуры.
Характеристики номенклатуры – это отдельный, подчиненный номенклатуре справочник, описывающий её подвиды. При этом предполагается, что для всех этих подвидов общим является всё, что указано в номенклатуре-владельце этих характеристик. Например, краска для волос какой-либо марки может иметь несколько десятков цветов, т.е. предполагать несколько складских позиций, одинаково фасуемых и вообще ничем не отличающихся, кроме цвета. В этом случае в программе их можно завести как одну номенклатуру с множеством характеристик – по числу различных цветов.
На вкладке «Цены» можно увидеть текущие цены по всем прейскурантам, установленные на данную позицию номенклатуры. Установку цен на данной вкладке произвести нельзя.
Цены услуг и товаров можно указывать как единую для номенклатуры, так и различную для каждой характеристики. Товары и материалы с характеристиками учитываются на складе как разные позиции, по каждой из которых можно получить остаток.
На вкладке «Штрихкоды» можно ввести информацию о штрихкодах, присвоенных данной позиции для быстрого поиска этой номенклатуры при подстановке в документы.
При установке вида номенклатуры «Набор» на появившейся вкладке Комплектующие можно указать список услуг, комплектующих данный набор услуг. Этот вид номенклатуры используется только для быстрого ввода в документ нескольких позиций сразу. Так, при выборе набора в Заявке или Оказании услуг, она будет сразу разложена программой на отдельные комплектующие, которые попадут в документ в виде нескольких строк – по числу комплектующих. В других документам данный вид номенклатуры не используется.
На вкладке «Свойства» можно ввести дополнительные сведения об элементе справочника, не предусмотренные типовой программой. Во многих отчетах свойства можно использовать в качестве выводимых полей и отборов наравне с типовыми реквизитами справочника.
На вкладке «Сопутствующие» можно перечислить товары и услуги, наиболее часто применяющиеся вместе с данной позицией номенклатуры. Это позволит увидеть и, при необходимости, произвести быстрое добавление сопутствующих товаров и услуг в документ продажи.
Рисунок 25 – Справочники. Номенклатура. Форма списка
Кнопка «Панель информации» в данной форме позволяет отображать/скрывать нижнее поле «Остатки» на складах