Рассылки отчетов
В подсистеме «Администрирование» располагается справочник «Рассылки отчетов». Задача справочника – описание информации, требуемой для осуществления автоматического формирования отчетов и доставки сформированных отчетов получателям. В качестве получателей выступают пользователи из одноимённого справочника.
Программа содержит большое количество отчетов. Зачастую пользователям нужно периодически получать один и тот же отчет. Например, в конце каждого рабочего дня врачу нужно видеть своё расписание на следующий. Или в конце каждой недели директор хочет видеть состояние основных финансовых показателей фирмы.
Рассылка отчетов позволяет автоматизировать этот процесс так, что, не открывая программу, можно получить в нужное время готовый отчет на свою электронную почту или в определенный каталог в виде файла.
Возможность создать несколько рассылок упрощает работу. Каждая отдельная рассылка, как правило, объединяет несколько отчетов, или несколько получателей, или имеет особенную периодичность доставки.
Подготовленные рассылки отчетов могут выполняться автоматически по расписанию с помощью регламентного задания "Рассылка отчетов" или запускаться вручную из справочника пользователем с полными правами.
Настройка состава отчетов рассылки
Состав отчетов заполняется на закладке «Отчеты». Подбор отчетов осуществляется из справочника вариантов отчетов. Доступны только встроенные отчеты конфигурации, т.е. без внешних отчетов. Для каждого из выбранных вариантов отчета можно по необходимости указать значения параметров отчета и отборов, которые в варианте отмечены флагом «Включать в пользовательские настройки».
ВАЖНО! Рассылке можно поручить отправлять «Свой отчет для каждого получателя». Это значение настройки имеет смысл только если в пользовательских отборах отчета есть поле отбора, предполагающее значение из справочника пользователей. Например, это может быть реквизит «Ответственный» из документа, большинства документов программы.
Настройка доставки
На закладке «Доставка» сначала указывается способ доставки: либо сохранение файлов сформированных отчетов в сетевой каталог, либо рассылка по электронной почте.
В случае рассылки указываются получатели (из справочника Пользователи). Важно, что конкретные email-адреса в рассылке не указываются – вместо них выбирается вид контактной информации, в котором у получателей указывают их email – по умолчанию это «Адрес электронной почты (рабочий)». Если у пользователя не указан адрес почты, ему не будет отправлено письмо с отчетами.
На закладке «Дополнительно» в том числе указывается, в каком формате файлов (HTML, PDF, EXCEL и т.д.) будут отправляться отчеты. Допускается выбор нескольких параметров.
Нюанс: если по указанным настройкам не сформировалось ни одного не пустого отчета, доставки файлов/письма пользователю не произойдет (нечего доставлять).