Автоматический поиск времени записи
Задача данного инструмента – найти и предложить пользователю возможные варианты дня, времени и сотрудника записи для заявки с заполненными услугами. Инструмент имеет ряд ограничений применения, которые могут сильно меняться от версии к версии. Перед ознакомлением убедитесь, что применяете руководство пользователя именно от того релиза программы, который используете.
Область применения и ограничения
Для поиска вариантов времени считается, что услуги, указанные в заявке, нельзя переставлять местами, т.е. они должны выполняться одна за другой строго в указанной последовательности. В иных случаях пользователь может, не найдя желаемого варианта, вручную поменять услуги местами, после чего повторить поиск вариантов для нового сочетания. Это имеет значение в первую очередь тогда, когда в одной заявке планируется запись к нескольким специалистам.
Поиск времени записи идёт только для сотрудников без учета расписания кабинетов и оборудования, требуемых для услуги. Это даёт два следствия:
1. Переход к поиску недоступен, если в учетной политике задан способ записи «В кабинет», а для способа «В кабинет и к врачу» кабинет не будет заполняться сам.
2. Поиск времени записи на услуги, требующие выбора или анализа занятости оборудования будет, скорее всего, нецелесообразен в сравнении с ручным поиском подходящего времени в журнале записи.
Также, в перечень вариантов пользователю выводятся не все возможные варианты. На каждый день будет отображен самый ранний и самый поздний из прошедших критерии поиска – для каждого сотрудника первой услуги.
Например, в заявке только один сотрудник, а один из дней у него свободен с утра до вечера; клиенту удобно любое время в этот день. Тогда на этот день будет предложено 2 варианта записи – самый ранний утром и самый поздний, заканчивающийся вместе с рабочим днём сотрудника. При ином подходе пользователю бы предлагалось очень много похожих вариантов в течении дня, выбор которых провоцировал бы рваное расписание сотрудника с возможными маленькими окнами, в которые не уместится запись следующего клиента.
Также не предполагается применения инструмента для заявок, содержащих услуги с отметкой «планируется без сотрудника».
И, наконец, доступна возможность искать варианты без указания конкретного сотрудника. В этом случае будут рассматриваться все сотрудники, у которых есть специализация этой номенклатуры услуги.
Порядок использования
Переход в форму поиска вариантов осуществляется кнопкой «Подбор времени записи» над списком работ заявки. В открывшейся форме автоматически сформируется список вариантов, если ранее пользователь не убирал флажок «Выполнять поиск при открытии».
В нижней части формы пользователь видит список услуг и критерии поиска вариантов записи. Доступны следующие критерии поиска:
· Период дат поиска вариантов. Нельзя указать дату меньше сегодняшней;
· Время записи, удобное клиенту – это время, когда клиент готов подойти по записи, т.е. удобное время начала посещения, не включая его продолжительность;
· Максимальное суммарное время ожидания – это время, которое клиенту может потребоваться ждать между двумя услугами, когда сотрудник освободится. Если указано 0 минут, то предполагается, что услуги должны идти сразу одна за другой, в ином случае допускается, что клиент подождет. По умолчанию подставляется значение, указанное в учетной политике.
Сформированный список вариантов представляет собой двухуровневый список. Верхний уровень описывает вариант целиком: дату, время пребывания клиента в заведении, общее время простоя клиента, получающееся с этим вариантом, а также список сотрудников варианта (через запятую).
Если развернуть верхний уровень варианта, то на нижнем будут отображены отдельные услуги заявки, время их выполнения (с-по), сотрудник.
По кнопке выборка или двойному клику на строке варианта происходит выбор варианта и заполнение им заявки, после чего заявку можно записать.
Рисунок 23 – Поиск времени записи
Если выбранный вариант предполагает ожидание клиента, то в заявку оно будет перенесено как дополнительная строка с номенклатурой ожидания, указанной в учетной политике.