Листы ожидания записи клиента

Лист ожидания записи – это документ, который фиксирует желание организации в будущем записать клиента на приём, чем добиться будущего посещения. Источники возникновения листа записи могут быть разнообразные, в том числе:

· План лечения, на основе которого врач инициализирует лист;

· Стандартная периодичность осмотра врача;

· Завершение текущего обслуживания клиента;

· Общение с клиентом в любом другом контексте;

· Перенос запроса на запись из внешней системы;

· Перенос заказа звонка из внешней системы (независимо от темы звонка).

Документ предполагает, что организация стремится любую форму общения с клиентом перевести в планирование записи, которое далее перейдет в запись на конкретное время, к конкретному специалисту.

Предполагается следующая последовательность работы:

1. Произвольный сотрудник создает лист ожидания;

2. Администратор или сотрудник коммерческой службы работает со списком листов, плановый период записи которых приближается. Ему доступно ведение истории плановых и состоявшихся контактов (событий), добавление примечаний к листу, изменение планового периода записи.

Отмена листа ожидания осуществляется пометкой на удаление (например, посещение состоялось само, в обход механизма планирования листом ожидания);

3. Создание заявки на основании листа ожидания. В этом случае лист ожидания считается выполненным (намерение записи реализовалось в запись на конкретное время).

Заполнение и выполнение листа ожидания

При заполнении нового листа ожидания, ни одно конкретно поле не является обязательным, несмотря на это, рекомендуется указывать известную информацию для облегчения выполнения листа.

Группы переключателей «Записать через» и «Диапазон» позволяют, отталкиваясь от исходной даты заполнить период предполагаемой записи стандартными интервалами.

Причина записи, помимо информативного смысла, также может хранить в себе индивидуальный диапазон и период, через который следует записать. В этом случае выбор причины записи приведет сразу к расчету планового периода записи.

Основная работа с листа ми производится из формы списка документа (список в журнале записи сокращен и служит скорее для определения появления новых) и, при необходимости, из формы документа, где можно развёрнуто видеть всю информацию.

Команда «Создать заявку в журнале записи» позволяет перейти к журналу записи, при этом в нижней части экрана отобразится, по какому листу ожидания и для какого клиента идёт поиск времени записи. Созданная таким образом заявка выполнит лист ожидания. Это относится и к вызову команды из документа Событие, основание которого – лист ожидания. Чтобы в журнале записи отменить режим записи по листу ожидания, следует нажать кнопку «Отменить запись по листу ожидания» (кнопка с картинкой креста).